让 Muse 跟进 QuickBooks 逾期发票，先查余额，再发一封合适的提醒

01｜先找出今天真的需要跟进的发票

账上看见一串逾期发票，最省事的指令似乎是“都催一下”。问题也出在这个“都”字。有人付了一部分，有人刚收到提醒，还有人正在核对服务项目。把这些客户混在一起，发出去的邮件就容易说错金额或催错人。

Intuit 在9月29日的 Muse 合作公告中明确列出追踪逾期发票和发送付款提醒。下面按 QuickBooks Online 的帮助整理成一轮能做完的操作。我们没有登录商家账户实测，也不会把账簿、税务或工资业务算进这项连接器的承诺。第一次只处理你能逐张检查的小批次。

02｜先认对公司，也认对这类单据

在 Muse 的连接器设置里确认 QuickBooks 连接的是哪家公司，再回 QuickBooks 看同一个公司文件。把公司名、当前日期、业务时区和币种写进任务。经营两家公司时不要沿用上一轮的默认身份；连接器实际返回什么字段、能执行什么动作，先看当前授权和结果。

这里跟进的是你向客户开的 invoice。供应商发给你的 bill 属于另一边；sales receipt 记录当场收到的款，statement 则汇总某个时点客户的往来。别让 Muse 看见“未付”两个字，就把应付供应商的钱也放进客户催款清单。

可先给它一句范围要求。‘只检查 [公司] 的客户发票，截至 [日期与时区]，最多 [10] 张。保留原发票编号、可用的记录ID或链接、客户、币种、到期日和剩余余额。先列候选，不修改账簿、不创建新发票，也不发送提醒。’数字是你选择的批次上限，不是产品限制。

03｜拿到明细，再按发票逐张核对

若你的套餐和界面提供应收账款账龄报告，在 Reports 的 Standard reports 里找 Accounts receivable aging detail。Summary 看总额，Detail 更适合回到某张交易。Muse 没有拿到完整明细时，可以提供自己有权导出的报表；注明导出时间、报告范围和筛选条件，别把一页结果当成所有欠款。

整理表格时，每行放一张发票。保留原始编号或实际记录链接，列清到期日、原金额、当前剩余余额、币种、最后一次可见提醒及异常说明。某个字段没有返回，就填“缺资料”。客户同名或发票编号相似时，回原记录确认身份，不能靠标题猜是哪一张。

候选至少要满足你选定的跟进条件，比如截止日已过、仍有正的待付余额。即使表里标了逾期，发送前也要再打开当前发票检查一遍，因为客户可能刚刚付款。不同币种分开列，不用一个换算总额替代每张发票自己的余额。

04｜部分收款和贷项，别简单扣一遍就算完

催款用当前还欠多少，不能只抄开票总金额。作为算数示例，一张同币种发票原额2,000，已正确应用的收款为500，余下1,500；提醒写的是核对后的余额。QuickBooks 的收款表能把款项应用到指定发票，部分付款也需要检查应用金额。不要仅凭客户说“我转过了”就让 Muse 把它标成已付。

遇到付款未应用、重复记录或客户声称已付，先把这一张放到待核对，交给负责收款记录的人处理。已有 QuickBooks Payments 自动处理的付款，也不应再手动登记一遍。本文的跟进任务不替你改收款记录或做会计调整。

Credit memo 和 delayed credit 的影响不同，客户名下有一笔贷项也不说明它已经抵扣了当前发票。请核对真实应用记录和当前余额，不能跨客户或跨币种随手相减。若报表、发票与贷项对不上，保留差异和原链接，把催款草稿暂缓。

05｜把催款写成一次清楚的确认

草稿需要回答几件具体事。跟进哪张发票、什么时候到期、目前记录的待付金额、怎么查看原发票，以及客户已付或有疑问时怎样回复。保持语气平常，不添加未确认的滞纳金、付款承诺或法律措辞。付款入口用原发票的真实链接，不临时造一个链接，也不替换成其他账户。

可以让 Muse 这样起草。‘仅为候选表第 [3] 张写一封简短提醒。使用已核对的客户称呼、发票编号、币种、剩余余额、到期日和原付款链接。若任一项缺失，先列问题，不填猜测值。提到客户如已付款可回复付款信息，方便我们核对。输出收件人、主题、正文和对应发票，先不要发送。’

发出去前，人要看真实收件人和抄送人。邮箱来自哪条客户记录、附件是哪张发票、消息是否还带着内部备注，都要过一遍。同一个客户有多张发票时，要决定逐张提醒还是提供一份清楚的汇总，别把多张记录合成一个没有出处的金额。

06｜批准一封，再检查有没有真的发出去

审完草稿后，批准范围可以写得很具体。‘发送刚才核准的第 [3] 张提醒，只发给确认的收件人，使用这份正文和原发票链接，不修改金额、日期或其他发票。完成后返回实际发送结果；发送状态不可见就说明不可见。’若连接器没有发送动作，在 QuickBooks 的 Invoices 页面打开那张发票，选择 Send reminder，审好内容后手动发送。

随后回发票和可见的发送记录核对。聊天里出现“完成”不等于邮件已经送达。地址错误、工具报错或结果不明时，先查已有记录再重试，免得客户连收两封。保存这一轮的发票、收件人、发送时间和实际结果，把未成功的项单列出来。

07｜想每周跟进，先查已有的自动提醒

QuickBooks 自带自动提醒。在 Account and settings 的 Sales、Reminders 中查看开关、日期规则和模板，匹配条件的已经通过邮件发出且未付的发票会被提醒。不要同时开一套 Muse 跟进，又忘了原有提醒仍在跑。

先让 Muse 每周给你一张待审表也很实用。你决定本周处理哪几张，哪些刚联系过，哪些正在争议。持续任务能否按时运行，以当前 Muse 账户能力和实际执行记录为准。要把原生自动提醒规则改掉，另外审一份具体设置；这不是发送一封邮件顺带获得的权限。

停用 Muse 的持续任务后，再检查 QuickBooks 的自动提醒是否仍开启。两处机制分别核对。批次结束时留下已发、未发、待核对三份结果，下周刷新余额和最近联系情况，避免沿用上周已经过时的列表。

08｜这一轮做到什么程度就够了

一轮发票跟进有用的结果，是能回到原记录的小表、每封核准的提醒、实际发送结果，以及暂时不能处理的原因。它不需要顺手重做公司账簿。金额、客户和发票身份对上了，再谈下一批。

若你还没有给商品准备付款入口，可看 <a href="/guides/muse-stripe-payment-link/">Muse 创建 Stripe 收款链接</a>；想把财务信息放进经营回顾，可看 <a href="/guides/muse-small-business-weekly-brief/">小企业周报教程</a>。创建入口、追踪旧发票和经营汇总各有自己的原始记录，不要把三种结果混在一张聊天总结里。